恒大地产集团总部采购管理制度第一章总则第一条为加强集团系统内部采购管理，规范采购申报程序，统一验收标准，严格控制成本，严明采购纪律，特制订本制度。第二条本制度适用于集团总部所需各类资产（含非资产类）以及由集团统一供应给地区公司、酒店集团的全国性材料物资的采购，包括年度采购、单项采购及紧急采购。第三条工程类材料设备（统供）的采购严格按《恒大地产集团2011年度统一配送材料设备集中招标操作办法》执行。第2章采购原则第四条严格遵守“谁使用、谁保管、谁申购”的原则。第五条严格遵守集团采购配送中心统一询价定标的原则。第六条严格遵守“三个三”原则。1、选购三原则：（1）一种物品采购各部（参与部门或人员）分别找三家；（2）一种物品分别报三家；（3）一种物品最后定一～三家。2、定购三原则：（1）同类物品质量最优；（2）同类物品价格最低；1（3）同类物品的供应商服务最好。3、验收三原则：（1）由集团采购配送中心、使用部门、资产管理部门等部门共同参与验收；（2）经参与验收的各方代表签字方能视为有效；（3）发现假冒伪劣产品，一票否决，坚决退换。第三章年度采购第七条年度采购的定义年度采购是指对有计划、有持续需求的物资采购。第八条年度采购的范围1、供应给地区公司、酒店集团的全国性材料物资类别按《全国性材料物资采购供应管理制度》执行。2、供应给集团总部的办公耗材等物料用品（含非资产类）：办公耗材、办公文具、印刷制品、绿化租赁、饮用水、保洁服务、快递等。第九条需求部门/单位确定所申购物资的档次及要求。第十条采购立项1、全国性材料物资类于每年1月1日立项。2、申购部门/单位填写立项报告，按权限逐级审批后，交由采购配送中心作为采购立项依据。第十一条立项报告审批流程1、固定资产（含车辆）2（1）10万元以内（含10万元）的固定资产审批流程：申购部门/单位填写“资产购置审批表”→主管领导审批→集团资产管理部门意见→集团公司领导批示（按照权限）→采购配送中心（2）10万元以上的固定资产审批流程：申购部门/单位填写“资产购置审批表”→主管领导审批→集团资产管理部门意见→招标中心/采购配送中心招标定价→集团公司领导批示（按照权限）。2、低值易耗品：申购部门/单位填写“资产购置审批表”→中心/部门负责人审批→主管领导审批→采购配送中心3、办公文具、耗材类：（1）办公文具立项流程：申购部门/单位每月初填写“恒大集团月份文具用品申购表”（办公文具限额10元/人·月）→部门负责人审核→由总裁办汇总审核后按年度合同实施采购、验收并办理相关结算手续。（2）耗材类立项流程：申购部门/单位每月初填写“恒大集团耗材申购表”部门负责人审核→总裁办汇总审核→集团领导审批→总裁办按年度合同实施采购、验收并办理相关结算手续。4、绿化、饮用水、印刷制品、广告制品等的申购及租赁：申购部门/单位填写呈批报告→部门负责人审核→总裁办等有关3部门汇总审核→集团领导审批（按照权限）→采购配送中心。第十二条供应商的征召、资格审查和选择1、供应商的资格要求：必须是行业或区域综合实力前十强的品牌或企业；确无相关排名的，入选企业应为规模大、实力强的企业。2、供应商的征召：（1）材料设备物资年度供应商的定位标准：1）国际或国内知名品牌：规模一流、品牌一流；2）一般产品：国内同类档次产品规模十强企业。（2）供给地区公司、酒店集团的全国性材料物资年度供应商或重大单项采购供应商的征召由采购配送中心发函至征召小组其他成员（招投标中心、建筑设计院），按照“背靠背”的原则，分别在网上搜索10家以上单位密封后提交至采购配送中心。（3）其它年度供应商的征召由采购配送中心内部分别负责采购、配送质检、合同管理的人员按此原则执行。3、《联系函》的发放：由采购配送中心负责人独立筛选出初选单位名单，亲自或指定专人在一个小时内填写加盖公章的《联系函》并密封寄出，寄出的《联系函》由采购配送中心建立台帐。《联系函》寄出三日后指定专人与初选入围单位进行联系，落实供应商投标意向及其详细情况。4、供应商的资格审查：(1)采购配送中心负责人根据联系情况确定须考察的单位，并组织由征召小组部门人员所组成的考察小组，必要时邀请相关部门人员4参加，对初选入围单位的规模进行考察，包括职工数量、厂房面积、设备生产能力、企业产值等，考察完毕后，由考察小组组长于2天内填写《材料供应商考察情况表》；并向采购配送中心负责人汇报考察情况。(2)采购配送中心负责人根据联系情况确定须约见单位的，其流程参照《恒大地产集团地区公司招投标征召单位操作细则》执行。5、入围供应商的最终选择：采购配送中心负责人根据联系情况汇报或考察结果确定至少3家最终入围供应商名单。第十三条招标文件的编制及会审1、采购配送中心负责招标文件的编制，招标文件原则上按集团的标准格式编制。招标文件必须附合同文本，合同文本原则上采用集团下发的标准合同范本。2、对于具备量化条件的项目必须编制量化清单，并将其作为招标文件的重要组成部分。3、采购配送中心根据需要可组织相关部门对招标文件进行会审并报采购配送中心负责人审批。第十四条发标、开标、定标1、采购配送中心负责人指定专人向最终入围供应商发放招标文件，并负责招标文件的答疑。2、预算金额100万元以下（含100万元）的开标会须由采购配送中心负责人或其授权人主持，采购主管2人以上、合同管理人员1人以上、集团监察室1人以上参加，可根据需要邀请相关部门人员参加。53、预算金额100万元以上的，开标会须由集团主管领导或其授权人主持，采购配送中心采购主管2人以上、合同管理人员1人、集团合同管理中心、招投标中心、监察室各1人以上参加，可根据需要邀请相关部门人员参加。4、经济标采用内部公开开标的方式，并当场由各投标单位单独进行二次报价，开标人员在性价比分析的基础上出具评标意见，由主持开标的领导当场确定中标单位或宣布招标无效。严禁确定中标单位后再次接受其他投标单位的价格调整。5、采购配送中心将定标结果，金额500万以下（含500万）的由采购配送中心自行审批，金额500万以上的报集团董事局分管领导审批。6、全国性材料物资的定标及月度价格上浮的须报董事局主席审批，月度价格下浮的由主管材料的集团公司副总裁审批。第十五条合同的签订1、全国性材料物资采购的价格调整的均需签订补充协议。2、立项部门根据定标审批结果，按权限逐级报批购销合同。第十六条立项部门根据合同进行采购、验收（供应给地区公司的材料设备的验收按《全国性材料物资采购供应管理制度》中的验收办法执行）并办理结算手续。第四章单项采购第十七条单项采购的定义6单项采购是指对单项（批次）申报物资的采购。单项采购适用于供应给集团总部的办公设备、办公软件、家具、服装、购物卡、广告制品、电器、车辆等采购。第十八条单项采购立项同年度采购。第十九条单项采购工作流程1、询价（1）预算金额2万元以下（含2万元）的单项采购，由采购配送中心采购主管提交至少三家供应商的最终报价，并汇总成竞价表。（2）预算金额2万元-10万元（含10万元）的单项采购，由采购配送中心内部分别负责采购、配送质检、合同管理的人员按“背靠背”的原则，分别在网上搜索5家以上合格单位，密封提交至采购配送中心负责人；采购配送中心负责人独立筛选出至少三家合格供应商后，由采购主管负责将供应商的最终报价，汇总成竞价表。2、定标由采购配送中心负责采购的领导主持，3名采购主管参与，按照“公平、公正、公开”原则进行比价、定标，制作《定标审批表》并出具评标意见，报采购配送中心负责人审批定标；预算金额2万元以上的单项采购，采购配送中心合同管理人员必须参与询价、定标。3、预算金额10万元以上的单项采购，按年度采购方式进行。4、对已经开标定价的10万以下（含10万）物资（IT产品除外），一个月内再次申购的，经采购配送中心负责人审批后直接按定标价格进行采购。7第二十条采购验收1、立项部门根据《采购通知》或定标资料，进行合同签订、采购、验收并办理结算手续。2、材料物资的验收按验收三原则执行。第五章紧急采购第二十一条议标由于特殊原因不能按正常程序实施招标，需议标的项目须按下列程序进行：1、议标审批权限：预算金额20万以下（含20万元）的报采购配送中心负责人审批；预算金额20万元以上的须报主管副总裁审批，报集团总裁审阅。2、车辆采购由采购配送中心采购主管、监察室及总裁办相关人员共同到该品牌的4S店或总代理询价、议价。3、议标项目的开标、评标、定标参照本制度第十四条执行。第二十二条现金采购由于特殊原因需用现金采购的项目须按下列程序进行：1、现金采购审批权限：预算金额2万元以下（含2万元）的，由采购配送中心负责人审批；2万元—10万元（含10万元）的报分管采购配送中心的集团副总裁审批；10万元以上须报集团总裁审批。2、预算金额10万元以下（含10万元）的现金采购，必须由需求部门/单位1人以上，采购配送中心2人以上，原则上将3家供应8商有效报价报采购配送中心负责人审批后进行采购。预算金额10万元以上的现金采购，必须由需求部门/单位及采购配送中心、监察室各派1人以上，原则上将3家供应商有效报价按权限逐级审批后进行采购。第六章采购纪律第二十三条预算金额10万元以上的采购项目，发标时须将招标文件提供一份给集团监察室。第二十四条采购系统以外的任何人员不得干预采购工作。第二十五条参与采购工作的各部门独立运作，禁止相互串通、干预。第二十六条所有参与采购工作的人员不得接受供应商的任何宴请、馈赠，不得与供应商发生任何经济往来。第二十七条所有参与采购过程的人员须严格保守机密，应对有关采购信息承担保密责任，不得泄密、公开。第二十八条采购人员必须注意保存并慎重地使用在履行工作职责