柏庄置业集团流程管理文件编号：版号：A/0页码：第1页共4页合同管理指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1.目的1.1健全集团合同管理规范，规范合同管理程序，控制经营风险，提高合同审批效率。2.适用范围2.1.适用于集团总部及各项目公司所有对外签订的支付类合同。柏庄置业集团流程管理文件编号：版号：A/0页码：第2页共4页3.术语和定义4.职责4.1.集团风险管理部4.1.1审核需要集团审批的合同法律条款，或者根据项目公司需要审核合同法律条款；4.1.2组织集团范围内的标准合同模板的起草、优化工作。4.2.合同经办部门4.2.1组织起草合同文本；4.2.2办理合同报批；4.2.3组织合同交底；4.2.4（集团部门）负责本专业经办的合同文本标准化工作，制定全集团统一的合同模板。4.3.合同执行部门4.3.1代表公司执行合同条款。4.3.2合同执行中的内部和外部沟通。4.3.3负责提供集中付款资金计划、付款所需各类资料及审核。4.3.4对合同执行情况进行评估和总结，提出改进公司标准化合同的建议。4.3.5出现履约纠纷时进行协调。4.4.集团总部办公室4.4.1负责年底核对集团总部对外签定的合同台帐，并存档保管。4.5.项目公司办公室4.5.1负责年底核对以本公司法人为主体签定的合同台帐，并存档保管。4.6.集团财务管理部4.6.1负责集团总部对外签定的合同台账登记。4.7.项目公司财务部4.7.1负责本公司法人为主体签定的合同台帐登记。5.工作程序5.1.合同分类和编号5.1.1.按合同内容的分类1)项目类合同：可以归入项目的对外经济类合同，根据合同费用支出的目的不同，结合成本科目设置分为（合同分类标准，详见附件《合同签订管理一览表》）：1.土地合同（土地）：包括房地产项目合作开发与土地使用权出让、转让等合同，也包括拆迁补偿协议等；2.前期合同（前期）：包括规划设计、勘察等合同；3.工程合同（工程）：包括单体、销售示范区、社区管网、园林景观、公共配套、红线内外市政配套等工程的建筑、安装、装饰等施工合同；4.材料设备采购合同（采购）：所有由甲方供应的材料设备购买合同；5.营销合同（营销）：包括策划、销售代理、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、市场推广类的印刷等合同；6.财务类合同：为项目融资而与金融机构签订的贷款合同或协议；7.管理类合同（管理）：造价咨询、监理等合同，以及因购买社会中介服务机构受为项目提供的诸如房地产评估、环境影响评估、房地产测绘等相关服务而产生的合柏庄置业集团流程管理文件编号：版号：A/0页码：第3页共4页同，或以项目公司名义签订的、费用可以归入项目成本的各种管理咨询合同。2)非项目类合同：一般是指以总部名义签订的，不能归入任何项目的合同，如股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理、管理咨询等各种合同。5.1.2.项目类合同编号方法1)一级编码：对于集团总部签署的合同，一级编码为“ZB”，对于项目公司签署的合同，一级编码为项目公司简称的汉字拼音的第一个声母，如“芜湖柏庄”的一级编码为“WHBZ”；2)二级编码：为项目简称中核心名称的第一个声母，如“春暖花开”项目的编码为“CNHK”；3)三级编码：根据项目开发期数分为“一期”、“二期”、“三期”、……“跨期”，代码分别为01Q、02Q、03Q、……KQ；4)四级编码：根据5.1.1中的7类项目类合同，相应编号按每一类括号中汉字简称表示；5)五级编码：按签约年份，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001至9999（年份）。6)六级编码：按月份按签约月份，编号代码为月份的二位阿拉伯数字；7)七级编码：合同流水号，从01号开始编号。如：芜湖柏庄春暖花开一期工程类2009年01月第一份合同。编号：WHBZ-CNHK-01Q-工程-2009-01-01。5.1.3.非项目类合同编号方法1)一级编码：同项目类的一级编码2)二级编码：为“其它”的拼音简称“QT”3)三级编码：按签约年份，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001至9999（年份）。4)四级编码：按月份按签约月份，编号代码为月份的二位阿拉伯数字；5)五级编码：合同流水号，从01号开始编号。5.1.4.补充协议（合同）的处理：补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用括号以一位阿拉伯数字标识。如：流水号为0088合同的第一份补充协议的编号为“……0088（1）”；5.2.合同拟定及审批5.2.1.合同经办部门拟定合同文本，按《合同签订管理一览表》规定发起合同会签、审批程序。5.2.2.项目公司主办但属合同审批权限外的合同，须报总部审核审批，由项目公司合同经办部门按《合同签订管理一览表》规定完成本公司的相关审核程序后，报总部本对口的管理部门组织总部相关的审核审批程序。5.2.3.合同经办部门、合同使用部门、法务人员是每个合同必须审核的基本会签人，经办部门对上报合同的真实性、准确性、完整性负主要审核责任；合同使用部门对合同涉及本部门的专业条款的真实性、准确性、完整性负主要审核责任；法务人员负责对合同全部条款的风险进行审核，并负主要审核责任。5.2.4.专业技术审核人（包括建筑师、工程师、造价师、预算员、设计部负责人、工程部负责人、营销部负责人、等专业技术部门负责人）必须根据合同会签需要，选择对与本专业相关的合同条款进行审核，并负主要审核责任。柏庄置业集团流程管理文件编号：版号：A/0页码：第4页共4页5.2.5.在合同会签审核、审批过程中，对审核/审批人提出的意见，合同经办部门须予以修订或解释说明，由修订人和复核人（修订意见提出人）在《合同签订审批表》校对栏中签名。5.2.6.对于配备了法务专业人员的项目公司，由项目公司办公室法务人员进行法律风险审核，否则，由集团风险管理部法务人员进行法律风险审核。无论是总部还是项目公司负责法务审核，它都应与项目公司其他部门的会签审核同步进行，以提高效率。5.3.合同归档:5.3.1.合同签订后，分别由合同签定公司的财务部门、办公室各保留一份原件，集团计划成本部需保留项目类合同的一份原件，合同经办、使用等相关部门留存合同复印件。对于需要集团总部审核审批的合同，还需要备案电子档给对口管理部门。5.3.2.每年末由办公室核对本公司合同台帐后（财务部门负责合同台账登记，成本部门对公司合同台帐具有共享权限）统一存档：总部办公室负责总部对外签订合同的保管；项目公司办公室负责以本公司法人为主体签订的所有合同的报管。5.3.3.对合同履行过程中，各种经双方签字确认的清单、确认书、补充协议等文件材料，也应作为合同附件及时归档。5.3.4.涉及诉讼或仲裁的合同，相关人员应在诉讼或仲裁生效并执行完毕后一个月内随案卷一起交办公室存档保存。6.支持文件无7.相关记录7.1.《合同签订管理一览表》7.2.《合同签订审批表》