安徽绿城房地产开发有限公司文件编号：AGT/QD·01·01质量管理体系工作规程页码：第1页共5页外来文件控制规程修改状态：B/01目的通过对外来文件控制，确保公司外来文件的正确、有效使用。。2适用范围适用于所有外来文件和资料的控制。3职责3.1综合管理部负责行政管理类、法律法规类外来文件的管理控制。3.2工程管理部负责外来技术标准、规范和图集等技术文件和资料的管理控制，负责工程现场管理相关文件和资料的管理控制。3.3前期部负责政府批复类文件的管理控制。3.4营销策划部负责客户档案资料的管理控制。3.5其他职能部门负责与本部门工作有关的外来文件和资料的管理控制。4工作规程4.1行政管理文件的管理4.1.1对行业行政主管部门下发的通知、信函、传真、集团公司来文及其他项目公司来文等行政和管理性文件由公司综合管理部统一收发。经办人在接收行政管理文件时，应在《收文登记表》上登记，明确收文号，并编制《收文处理单》交部门负责人审阅。外来文件的收文编号参见《文件编码规程》。4.1.2综合管理部负责人审阅后，应及时在《收文处理单》上填写文件处置意见，并送公司总经理（或其授权人）批示。4.1.3需要两个以上部门办理的，应明确主办部门、会办部门；紧急外来行政文件应明确办理时限。4.1.4综合管理部经办人负责按照总经理（或其授权人）在《收文处理单》上批示的意见处置文件：a)需相关部门办理的，应将来文和《收文处理单》一起转送至指定部门。b)只需传阅的，应要求被传阅人在《收文处理单》相应栏目中签字确认。c)需下发至相关部门的，应根据批示的发放范围，填写《文件发放清单》，连同外来文件复印件一起发送至指定部门。文件若用电子文件形式发放时，所有文件的签收人均应回复电子签收记录。4.1.5各部门收到交办的外来文件后，应及时按照领导批示完成相关任务，并将执行情况及时填进《收文处理单》中“承办结果”栏中，并将所有文件资料送交综合管理部经办人。4.1.6综合管理部经办人员应适时查办和催办文件处置情况，并在《收文登记表》“备注”栏上及时填写领导批示意见和承办部门处理落实的意见。安徽绿城房地产开发有限公司文件编号：AGT/QD·01·01质量管理体系工作规程页码：第2页共5页外来文件控制规程修改状态：B/04.1.7综合管理部经办人员应将来文原件与《收文处理单》集中管理，以方便查询4.2法律法规类文件的管理4.2.1综合管理部负责调查和收集与公司相关的法律法规和其他行政规章要求，负责审查和识别与公司各项经营管理活动和项目实现相关的内容。4.2.2必要时，综合管理部应组织和业务活动相关的职能部门对相关条款内容的适用性和有效性进行评审，以确定下列内容（但不限于）：a)文件要求是否为强制性的；b)文件是否为有效的；c)文件是否为最新的；d)文件内容是否明确，与其他文件有无矛盾；e)文件内容的规定对本公司是否完全适用；f)文件是直接执行，还是有选择执行或转化后执行；g)与有关方面进一步沟通的必要性等。4.2.3综合管理部应将识别出的所有适用法律、法规及其他要求，明确文件类别、最新有效的版本及修订状态，并发布给公司各部门。4.2.4各部门直接从行业协会、专业性服务机构及网络等途径接收的外来文件，须由部门负责人按照4.2.2条内容组织评审，确认有效且适用后，报综合管理部登记备案。4.2.5必要时，综合管理部应负责将有关的法律法规及其他要求中的重要内容复印，发送至相关部门具体实施，文件发放按《文件和资料控制程序》的有关规定执行。4.3技术标准类文件的管理4.3.1对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范，以及项目工程技术类文件，工程现场使用的工程技术标准、规范等，由工程管理部负责收集和评审，做好收文登记，填写《收文处理单》，报工程分管领导审批是否“受控”及发放范围后，编制《在用有效文件清单》，明确文件类别、最新有效版本及修订状态后，向公司相关部门发放，以确保此类文件的正确有效使用，并提供有效版本清单给集团公司总工程师办公室备案。4.3.2施工图纸的发放流程为：设计单位相关报建单位施工单位安徽绿城房地产开发有限公司文件编号：AGT/QD·01·01质量管理体系工作规程页码：第3页共5页外来文件控制规程修改状态：B/0前期部工程管理部监理单位公司其他部门工程管理部自留图纸需加盖收文章和“受控”章；公司内部其他部门留存图纸，工程管理部应在图纸目录页加盖“受控”章并编写分发号；发给施工单位、监理单位及其他外单位的图纸可不盖“受控”章。4.3.3勘测资料、桩基测试报告等技术资料，发放流程为：发文单位施工单位工程管理部相关部门和单位汇总监理单位工程管理部资料室此类文件为受控文件，由工程管理部负责具体发放。对勘测资料、动测报告等须送设计单位一份。此类文件不需盖收文章和“受控”章，但须做收文登记和发放记录。勘测资料、动测报告在项目结束后，汇总至工程管理部资料室保管。4.3.4工程管理中的“工程联系单”、“图纸会审纪要”、“会议纪要”等文件均为受控文件，由工程管理部进行发放和日常管理，并按要求汇总至工程管理部资料室。各种会议纪要、会审纪要的发放范围为各参加单位及注明抄送单位。4.3.5所有受控文件的发放由文件发放部门做好《文件发放清单》的填写工作。4.4政府批复类文件的管理4.4.1对项目立项报批报建以及建设过程中政府相关职能部门的批文，由公司前期部人员统一签收登记，填写《收文登记表》。4.4.2必要时，应按照上文4.2.2条内容组织相关部门对政府批文进行评审，以确保政府批文能得到有效落实。4.4.3所有政府批文原件由综合管理部保管，至工程竣工后按要求编入档案；复印件由工程管理部资料员按相关规定存档。前期文件种类和移交管理参见《工程资料管理标准》。4.4.4各政府批复文件移交均需填写《文件移交清单》，由交接双方签字认可。安徽绿城房地产开发有限公司文件编号：AGT/QD·01·01质量管理体系工作规程页码：第4页共5页外来文件控制规程修改状态：B/04.4.5政府批复文件需要借离使用的，必须登记，明确借出时间、借阅人，并要求借阅人签字。4.5工程管理类文件的管理4.5.1工程管理类文件指从设计单位接收的各类设计图纸（含电子文件）、设计变更通知单、设计单位对公司或施工单位提出的工程变更签复意见，以及监理单位、施工单位的来文等相关文件。4.5.2工程管理类文件由工程管理部资料员负责签收登记，填写《收文登记表》，并按公司相关程序文件和工作规程要求，转发相关部门/人员进行处理。4.5.3对需回复给设计单位、施工单位、监理单位的文件由工程管理部资料员统一发文；需在工程管理部存档的文件，由资料员按不同单位分类，在同一单位项目内，按建筑、结构、电气等专业，分标段进行集中管理，按时间顺序编目，统一归档，以便查询。4.5.4工程管理部资料员发送的工程类文件，应在《文件发放清单》上做好登记，并保留一份存档。4.6客户档案资料的管理4.6.1客户档案资料主要是指顾客提出的工程变更、购房合同信息以及签办合同时顾客提供的身份证复印件、未成年人监护证、委托公证等证明文件。4.6.2对顾客在签办购房合同时顾客提供的身份证复印件、未成年人监护证、委托公证等证件资料由销售人员负责签收，交销售内务人员建立顾客资料目录。4.6.3营销策划部负责管理客户档案资料，应将客户档案资料与购房合同一并归入客户档案集中管理。公司注销后，将客户档案资料移交集团公司。4.7外来文件的归档管理4.7.1停止使用的外来文件由发放部门填写《作废/失效文件销毁审批单》，经部门负责人审核，分管领导批准后，统一销毁。4.7.2外来文件的归档保管按公司《档案管理制度》总的有关规定执行。5、记录5.1文件发放清单5.2收文登记表5.3收文处理单5.4在用有效文件清单5.5文件移交清单5.6作废/失效文件销毁审批单6、支持性文件安徽绿城房地产开发有限公司文件编号：AGT/QD·01·01质量管理体系工作规程页码：第5页共5页外来文件控制规程修改状态：B/06.1文件和资料控制程序6.2公文处理办法