8.图章管理员岗位说明书岗位图章管理员岗位编号所在部门财务部岗位定员1人直接上级财务主管所辖人员无直接下级无本职工作负责付款业务票据的审核；负责财务专用章、公司公章、合同专用章、发票专用章等的管描述理；负责发票、收据及其他各类票据管理；完成上级主管交办的其他工作任务岗工作职责描述工作标准位（按重要性程度由上到下列出；）职1.负责审核付款凭证及原始凭证附件再加准确率100％责盖“付讫”戳记，在支票上加盖相应与公司有效印章2.负责审核相关文件的审批情况，对手及时审核绩续齐全的相应文件加盖公章效3.对每次加盖公章业务做好登记，并将完整准确标盖章申请表整理存档并保存好准4.对各类票据购入、领用、核销进行管理安全妥善5.负责财务专用章、公章、合同专用章、发及时准确票专用章等的保管；接到批文可将公章借出,要求借出人作好借出、归还登记6.完成上级主管交办的其他工作任务按时按质定1.每月月初核对各公司的票证数,根据实数据准确，及时报送期际情况填写发票使用情况表,交各公司工主办会计核对2.,作每月对每间公司所用的票据做统计并数据准确，及时报送内做发票缴销表到税所进行一个验旧供新3.定期对车票进行加盖有效发票专用章准确无误容4.定期对所缴销的发票存根联进行封箱完整有序标识工1.对未履行审批程序的付款业务拒绝盖章权作2.对不符合公司管理规定的文件、证明材料等拒绝盖章权权限工1.内部协调关系：各部门。作2.外部协调关系：银行、国税、地税。关系1/12任年龄22-40岁性别不限职业资格职学历大专或以上专业管理类性格描述谨慎细致资语言要求普通话、粤语良好；优秀的表达沟通能力格要专业知识1.熟悉国家、企业有关图章管理方面的法律、法规求2.具有管理学、会计学理论等学科基础知识。工作经验1.行业：需具备一年以上房地产行业工作经验2.岗位：一年以上相关岗位工作经验能力描述1.通用能力：优秀的语言表达沟通能力，较强的组织协调能力，较强的亲和力2.专业能力：熟悉财务会计工作等管理规章制度。其他技能熟悉办公自动化设备的使用和操作。其他要求认同碧桂园集团的价值理念，为人诚实正直、责任心强。四、图章管理员岗位1、供应商货款支付操作规程1.1工作目标：确保货款的正确支付。1.2工作范围：所有已经经采购部审核，审批的货款。1.3操作规程：⑴发票，入库单等经采购部审核，审批完毕后交到财务部审核以下资料及相关内容：①核对货物是否记入本公司仓库，收款人与发票专用章是否一致，金额是否与发票开具的一致。如有错误应退回供应商，更改后重新办理；②入库单的最终审批人是否正确；③支票、发票台头应正确填写公司名称，大小写金额必须相符；④发票有采购部负责人签名（而不同的货款内容还需相应的负责人员签名），最终审批人签名。2/12⑤非采购部负责的货款由分管各公司的董事签名审批⑵上述单据审核完毕后由出纳签发支票，交图章管理员复核⑶审核原始单据，附件及支票是否真实、合法、完整。⑷审核无误后在支票上加盖完整全套印鉴。发票、全部附件盖付讫章，交还出纳。2、工程款支付操作规程2.1工作目标：确保工程款的正确支付2.2工作范围：所有工程款2.3操作规程：⑴外包工程需填写进度款支付申请表，按照表中格式逐项审批。⑵集团内公司承建的工程由广东腾越建筑工程有限公司或雅骏装饰设计工程有限公司会计主管提出书面申请经最终审批人审批⑶财务部审核以下资料及相关内容：①支票、发票台头应正确填写公司名称，大小写金额必须相符；②外包工程需填报（碧桂园集团付款/预付申请单），审批人审批签名在申请单上签名确认。若凭发票付款的将发票附后。⑷上述单据审核完毕后由出纳签发支票，交图章管理员复核⑸审核原始单据，附件及支票是否真实、合法、完整。⑹审核无误后在支票上加盖完整全套印鉴。发票、全部附件盖付讫章，交还出纳。2.4相关表格：《进度款支付申请表》3、资金往来款的操作规程：3.1工作目标：确保资金往来的正确调拨3.2工作范围：所有资金往来3.3操作规程：⑴各公司会计的书面申请资料；填写《碧桂园集团公司内部资金调拨申请表》⑵上市公司的资金的内部往来：由梁裕尤经理签名审批，杨文杰总经理签名审批；⑶非上市公司的资金的内部往来：由杨美容签名审批⑷资金外调最终由崔健波总裁审批。⑸审核最终审批人签名无误后在支票上加盖完整全套印鉴。在往来资金申请表上加盖付讫章，交还出纳。3.4相关表格：《碧桂园集团公司内部资金调拨申请表》4、支付借支、员工报销操作规程3/124.1工作目标：确保借支、员工报销的支付4.2工作范围：所有借支、员工报销4.3操作规程：⑴员工借支：填写碧桂园集团个人借支申请单，预计还款日期不得超过45天，所借款项必须在本申请单约定的还款日期前归。借支単上需有总裁或主管、董事审批签名及清晰的还款日期。1员工报销：填写碧桂园员工报销费用报销单。⑶审核以下资料及相关内容：①支票、发票台头应正确填写公司名称，大小写金额必须相符；②票据是否超过使用期限，使用范围，有无出现白条凭证等。需有部门主管及经理签名，以及董事或者总裁签名。⑷核对所报销的发票上的名称、项目是否完整正确、原始单据，附件及支票是否真实、合法。⑸审核无误后在支票上加盖完整全套印鉴。发票、全部附件盖付讫章，交还出纳。4.4相关表格：《碧桂园集团个人借支申请单》、《员工费用报销单》5.其他类业务支付操作规程5.1工作目标：确保其他类业务的正确支付5.2工作范围：所有其他类业务支付5.3操作规程：（1）审核支票、发票台头是否正确填写公司名称，大小写金额必须相符；（2）审核票据是否超过使用期限，使用范围，有无出现白条凭证等。（3）核对所报销的发票上的名称、项目是否完整正确、原始单据，附件及支票是否真实、合法。（4）审核无误后在支票上加盖完整全套印鉴。发票、全部附件盖付讫章，交还出纳。5.4相关表格：填写碧桂园其他业务相关的表格。6.合同类文件盖公章操作流程6.1工作目标：确保合同类文件按公司图章管理流程正确加盖公章6.2工作范围：所有合同类文件6.3操作规程：⑴文件盖章时需填写《文件盖章（非法人签名文件）确认表》（详见附表一），该确认表必须经最终审定人签名同意后再到图章管理部门盖章。4/12⑵填写《碧桂园合同类文件签约代表人签名确认表》，该确认表必须经最终审定人签名同意后再到图章管理部门盖章。⑶审核审批人是否已签名，审核完毕盖公章。⑷盖章后收取一份合同正本存档，交相关会计人员核算相关成本费用。若不能即时交会存档的则需在《文件盖章（非法人签名文件）确认表》内的预计日期前移交。⑸办理合同的登记手续，如经办人、部门、事项、涉及金额等资料。6.4相关表格：《文件盖章（非法人签名文件）确认表》、《碧桂园合同类文件签约代表人签名确认表》、《盖章登记表》（见附表）7.非合同类文件盖公章操作流程7.1工作目标：确保非合同类文件按公司图章管理流程正确加盖公章7.2工作范围：所有非合同类文件7.3操作规程：（1）文件盖章时需填写《文件盖章（非法人签名文件）确认表》（详见附表），该确认表必须经最终审定人签名同意后再到图章管理部门盖章。（2）审核审批人是否已签名，审核完毕盖公章。（详见附表）（3）办理文件的登记手续，如经办人、部门、事项、涉及金额等资料。（4）重要文件盖章后必须存档。7.4相关表格：《文件盖章（非法人签名文件）确认表》、《盖章登记表》（见附表）6.5及7.5流程图：5/12公章用印及备案存档流程流程图编码：GL-1-FC-4用印部门或人员图章管理员会计流程效率标准流程质量标准相关文件开始经审批的盖章确认表、不相符需盖章资料需盖章的资料与确认表审批的资《文件盖章(非实时处理料相符法人签名文件)确认表》核对盖章确认表与需盖章资料需盖章资料的完整，内容是否与审批内容一致相符按要求填写盖章登规范用印记表印用检查盖章登记表盖章文件均已作准确登记《盖章登加盖印章的资料合同等重要文件留重要合同原件实时处理返还移交重要合同文件已记表》底备案作留底将盖章确认表对应盖章登记表顺序进档行编号存案备定期按序规整盖章登记表、盖章确认表及相应重要文件每月末整理及时的复印件归档保存。档文结束理整8、票据、各种IC卡管理业务的操作流程8.1工作目标：确保票据，各种IC卡数目收发、结存数量准确8.2工作范围：所有票据、IC卡8.3操作规程：6/12⑴开票员、出纳、屋村管理处在图章管理员处领取各种票据、IC卡时需在票据登记本上签名确认。⑵使用完毕后经图章管理员核对无误后，确认还票日期。⑶每月月初开票员、出纳、屋村管理处交报表与图章管理员核对各种票据、IC卡的开具、结存数量。8.4相关表格：《碧桂园财务领用库存月报表》9、新成立公司印章、法人私章、业务专用章刻制及领用的操作流程9.1工作目标：确保印章按公司印章管理办法的流程进行刻制及领用9.2工作范围：所有印章9.3流程图：（1）新成立公司印章刻制及领用流程7/12新成立公司印章刻制及领用流程流程图编码：GL-1-FC-1集团办公室或其授权项目财务主管（经集团财务部图章及档流程效率标流程质项目公司图章管理员相关文件项目公司职能部门理）案管理分部准量标准开始按照当地工商部门规定刻制印章印章刻制完毕必须交接手续《印章签在两个工作日内移及时收表》印章签收表交核对、签收《印章领用核对印章、印模审批表》签收印章，签名确认备案登记内省东广开始按照当地工商部门规定刻制印章印章刻制完毕必须交接手续《印章签在两个工及时、完收表》作日内移备交印章签收表核对、签收核对印章、印模外签收印章，签名确认备案登记省东广（2）法定代表人私章刻制与领用流程8/12法定代表人私章刻制与领用流程流程图编码：GL-1-FC-2集团财务部图章及流程效率标流程质