工程资料管理作业指引编号：SJJM-GC-ZY008版号：A/0页码：第1页共5页工程资料管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人工程资料管理作业指引编号：SJJM-GC-ZY008版号：A/0页码：第2页共5页1、目的规范项目现场文件资料的管理，确保工程相关文件的准确性、安全性和完整性。2、适用范围适用于公司房地产项目现场工程资料的管理。3、术语和定义工程资料：特指项目管理部、监理单位、施工单位在工程施工过程中产生的相关文件资料的总称。标识文件：给文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。4、涉及部门及部门职责流程主导部门：工程技术部部门流程中承担的职责工程技术部1、负责文件的接收、标识、登记、发放、回收、移交及归档管理，并协助完成工程竣工档案验收事务；2、负责对合同、协议的发放进行登记，形成台帐。行政管理部1、接收项目管理部日常文件资料移交及项目竣工后工程资料的移交。5、作业指引5.1文件收集5.1.1项目管理部内部产生的文件由文件经办人将文件及时移交项目管理部资料管理员（或其他负责资料管理的岗位，以下同）登记归档，移交时文件要求必须是签字盖章手续完备的正式文本，移交时应填写《文件交接登记表》，由移交人与接收人签名确认。5.1.2项目所有文件收发，由项目内业资料员统一登记处理。5.2文件登记标识5.2.1项目内业资料员负责文件的登记标识，每份文件均要标注编号及版本标识。5.2.2一般文件编号规则：项目名称缩写-期数-文件分类缩写-专业分类缩写-文件流水号–例：生态城-01-TZ-SGT-001–生态城：项目名称–01：项目一期工程资料管理作业指引编号：SJJM-GC-ZY008版号：A/0页码：第3页共5页–TZ：图纸–SGT：施工图–001：第一张附表一：工程文件类别及代码对照表序文件属类编号方案备注号1.施工图纸-TZ-1、后一个空格为专业，2.顾客变更联系单-GK-区分为TJ（土建），3.工作联系单-GZ-4.会议纪要-JY-DQ（电气）、SB（设5.施工计划-JH-SG-备）；6.各种指导书-ZD-7.公司内部往来文件-GS-3、之后为流水号，从8.政府部门申请报告-ZF-001开始标识。9.公司规范-GF-10.施工组织设计/图纸会审纪要-SG-11.招投标资料-ZB--12.工程招投标履行表-LX--13.工程/材料验收单-YS--14.分户质量档案/竣工图-ZL--15.施工单位来文-LW-SG-16.监理单位来文-LW-JL-17.甲方发给施工单位的文件-FW-SG-18.甲方发给监理单位的文件-FW-JL-19.工程施工单位、材料供应单位、材料质量-PG-等定期评估报告5.2.3合同编号规则：项目名称-期数-类别-专业-流水号–例：生态城-01-SG-DQ-001–生态城：项目名称–01：项目一期–SG：施工–DQ：电气–001：第一份–合同类别主要有土地（TD）、前期（QQ）、施工（SG）、材设（CS）、营销（YX）五类。5.2.4设计变更编号规则：合同编号-设变（SB）-专业-流水号工程资料管理作业指引编号：SJJM-GC-ZY008版号：A/0页码：第4页共5页–例：合同编号-SB-TJ-001–SB：设计变更–TJ：土建–001：第一份5.2.5现场签证编号规则：合同编号-签证（QZ）-专业-流水号。其确定原则与设计变更确定原则相同。5.2.6文件有效版本标识–如收到的文件已有版本标识，则照实登记。–无版本标记的，按以下编号规则标识：根据文件不同版本的产生时间及内容标识，修订状态从0、1到9依次递增，版本由A到Z依次递增。实例“A/0”。5.3工程文件的发放、回收与失效文件销毁5.3.1文件登记标识后，项目内业资料员填写《文件发放回收记录表》，根据批示或职能发放给相关人员及单位，由接收人签名确认。5.3.2当文件发生版本变动时，为确保文件的适用性与有效性，项目内业资料员要统一回收作废版本的文件，同时发放新生效版本，回收情况填写《文件发放回收记录表》，并由经手人签名确认。5.3.4项目内业资料员回收失效文件后，留一份存档备查，要在首页及骑缝加盖“作废”印章，其余复本销毁。5.4工程文件的归档及利用5.4.1工程文件在标识清楚完备后，由项目内业资料员按分类编号存放，要有固定的文件夹，放入编有序号的资料柜中妥善保管。5.4.2资料借用、调用、查阅要经批准并填写《文件利用登记表》，调阅重要文件要复印存底。5.5工程文件的移交5.5.1工程竣工时，所有工程文件要按规定移交相关部门永久保存。由项目管理部移交至工程技术部5.5.2项目内业资料员整理并向当地城建档案管理部门移交工程竣工档案资料。5.5.3向金辉物业移交一套工程竣工文件资料，移交的资料需要报项目管理部经理批准。5.5.4需要进行移交的文件详见【档案管理流程】。工程资料管理作业指引编号：SJJM-GC-ZY008版号：A/0页码：第5页共5页6、主要文档无。7、附件7.1SJJM-GC-ZY008-BD001文件发放回收记录表7.2SJJM-GC-ZY008-BD002文件利用登记表