ZW/SH-01-21代购材料管理规定1、目的：为了加强代购材料的采购、仓储、领用等管理，特制定本规定。2、适用范围：适用于各中心维修材料的采购。3、名词解释：本规定中“代购材料”是指为商场进行日常维修、保洁等所耗用的直接材料，该材料由物业公司代为采购、仓储、领用等，由商场审核付款、监督使用，包括五金、电器、水暖、保洁材料等，不包括物业公司提供服务所使用的工具、劳保用品等。4、具体要求：4.1、采购管理4.1.1、物业公司应会同商场对供应商进行评审，每类材料应确定2-3家合格供方，合格供方应能提供增值税发票（如提供普通发票的价格低于增值税发票的不含税单价，则可考虑接受普通发票）。物业公司采购员应关注市场行情和变化，如发现更好的合格供方应及时提出调整合格供方建议，经与商场共同评审合格后再进行调整。4.1.2、每月22日前，物业公司根据日常维修消耗经验用量制定下月代购材料采购计划，报至物业公司采购员处（电子版），计划中应详细注明编制依据。物业公司采购员应立即对所有合格供方进行询价、比价，并于每月26日编制完成材料月采购计划审批单（应分材料类别编制）报至商场总务部，经商场内部审批流程审批后，复印一份交物业公司采购员安排采购。4.1.3、对用量较大的日常消耗性材料，原则上按2-10天用量安排采购，即库存量低于2天用量时采购补库，最大库存量以10天用量为限。对用量较小的日常材料，可一次性按月计划购入。对偶发性的非日常材料，商场管理处应提前两天通知采购员安排采购。4.1.4、对于超计划或计划外的材料，商场管理处应编报材料临时采购审批单，经采购员询价、比价后，报至商场总务部，经商场内部审批流程审批后安排采购。对于突发紧急维修，则可根据灵活性原则，先采购维修，再补办相关审批手续。4.1.5、对于部分容易损坏，但又无法确定何时会损坏的五金等部件（如：挂锁），可确定最低库存数，以满足维修的及时性。发生领用时，商场管理处再以临时采购审批单的形式经审批后补充最低库存。4.1.6、采购员采购时应严格进行比价，在同样的质量要求下，选择性能价格比最佳的单位签订供货协议，严禁不调查、不比价、盲目采购。比价时不同质量的材料无可比性。4.1.7、大宗材料的采购，物业公司应组织以招标形式进行采购，同时应通知购物中心指派相关人员参与。4.2、仓储管理4.2.1、入库验收材料入库时，由采购员和商场管理处相关主管对材料的质量进行验收，必要时，可请工程部相关主管协同验收；仓库保管员对材料的数量进行验收。验收合格后采购员应填写入库单。入库单上应标明供货单位名称、材料编号、品名、规格型号、计量单位、数量、不含税单价、不含税金额等要素，入库单上必须有采购员、保管员、及验收人签字《入库单》一式三联，一联仓库用于记帐，一联总务用于对帐，一联随发票用于付款。未经点验的材料，仓库管理员不得办理入库手续。验收不合格的材料，采购员应立即办理退货或换货。4.2.2、单独保管代购材料收验入库后，应存放在代购材料专用货架上，不得与自购材料混放。代购材料在仓储管理的要求上应与自购材料同样严格，要分类存放，堆放整齐。仓库内严禁烟火，要配备必要的消防器材有特殊保管要求的材料应按要求单独存放，防止腐烂变质。仓库材料的安全完整由仓库保管员实行责任管理。4.2.3、建卡建账代购材料应单独建卡建帐，帐簿采用数量金额式，收发应序时登记，定期盘点。4.3、领用管理4.3.1、材料领用时，由领用人填写领料单，经管理处经理审核签字后，据以到仓库领料。领料单上应标明领用单位、用途、材料编号、品名、规格型号、计量单位、请领数量等要素，领料单一式三联，一联仓库用于记帐、一联总务用于对帐、一联管理处留存。仓库保管员必须凭单发货，禁止用白条领用。仓库保管员发货后，应在领料单上填写实发数量、不含税单价和不含税金额并签名。一次领用数量按以下原则掌握：4.3.1.1、领用日常消耗性材料，可以在每天上午九点以前按当天的4.3.1.2、估计用量一次性领用，周五可按三天的估计用量领用。当天未用完的材料应于第二天上午领料前办理假退库手续。对存放在管理处临时仓库的材料，管理处应按照库存材料管理的要求加强该材料的实物管理。4.3.1.3、领用偶发性的非日常材料，应随用随领。4.3.1.4、对于节假日时急用的维修材料，按应急程序由保安主管办理临时发料手续。4.4、财务结算4.4.1、对代购材料原则上应采取按月一次性结算，结算时由采购员将发票入库单、材料月采购计划审批单交商场总务部办理请款，商场付款审批手续完毕后，由商场总务部将支票交给物业公司采购员，采购员再转交供货单位办理清帐手续。支票交接时应办理交接手续。4.4.2、需带款提货的，由采购员将材料月采购计划审批单（注明现款现货）交商场总务部办理请款，商场付款审批手续完毕后，由商场总务部将支票交给物业公司采购员办理采购提货并索取发票，货到验收入库后，再将发票和入库单交商场总务部。支票和发票交接时应办理交接手续。4.4.3、当月按计划采购的材料应当月办理财务结算。4.5、月末处理4.5.1、盘点并编制收发存报表每月25日，仓库保管员应对库存材料进行盘点，将入库单、领料单分类整理，编制《材料收、发、存月报》一式两份，一份于每月26日随材料月采购计划审批单一起报购物中心总务部（附入库单和领料单的总务记帐联）、一份仓库留存。《材料收、发、存月报》应包含材料编码、品名、规格型号、计量单位、期初数量、期初金额、本期入库数量、本期入库金额、本期领用数量、本期领用金额、期末结存数量、期末结存金额。《材料收、发、存月报》应与材料帐核对一致，做到帐、表、物相符。4.5.2、维修单汇总商场管理处应将每份维修单所耗用材料的数量、单价、金额在维修单上详细列出，并每月进行汇总，于每月26日随《材料收、发、存月报》一起报购物中心总务部审核。4.5.3、材料采购汇总分析表每月25日，采购员应编制《材料采购汇总分析表》一式两份，一份于每月26日随材料月采购计划审批单一起报购物中心总务部，一份仓库留存。《材料采购汇总分析表》应包含材料编码、品名、规格型号、计量单位、计划采购数、计划单价、计划金额、实际采购数、实际单价、实际金额、差异原因等，单价差异由采购员负责解析原因，数量差异由商场管理处负责解析原因。当月计划中未采购的材料，其相关审批签字不再具有效力，如又需购买，则应另报采购计划办理审批并作相关说明。