合盛物业公司程序文件质量管理体系（文件要求）COP4.2-3质量体系文件管理程序A/01/41.0目的对质量管理体系文件予以控制，确保在使用时可获得有关版本的适用体系文件。2.0适用范围适用于公司质量管理体系文件的控制。3.0职责3.1总经理负责对公司质量管理体系文件的评审和批准。3.2管理者代表负责对公司质量管理体系文件的总体控制。3.3办公室负责组织质量管理体系文件的建立、整理、发放、使用、保管以及更改控制。3.4各部门负责管理本部门持有的质量管理体系文件，并确保体系文件的有效使用。4.0过程识别外来文件识别ISO9000系列标准分析选择编写审核批准分发企业背景资料评审信息换版信息运行批准修改运行§4质量管理体系（文件要求）COP4.2-3质量体系文件管理程序A/02/45.0行为准则a)文件应清晰,便于识别,发布前得到批准;b)外来文件应识别并控制其发放;c)使用文件场所都应得到相关文件的有效版本;d)对作废文件做出标识或隔离,防止非预期使用;e)手册(含程序)发布或换版时应先评审、批准后发布;f)文件现行及更改状态确保可识别.6.0程序6.1文件分类6.1.1质量管理体系文件包含手册、管理制度、技术文件、质量记录表式等由办公室负责组织编写、修改和管理;6.1.2行政管理文件包括外来文件和本公司文件由办公室报批并控制分发.6.2文件编目及标识6.2.1为确保文件的唯一性,公司做出规定:a)质量手册:郑州—YX—2002表示:××市××公司质量手册2002年版.每页A—0表示A版第0次修改.b)质量记录:JL—8.3—01表示质量手册中第8.3不合格的控制要素中第一个记录.6.3文件控制—编制文件应收集企业背景资料并按ISO9000系列标准要求编审;—所有支持体系过程的文件发布前得到批准,确保适应性;—文件发放由主管部门登记编号并用分发/回收记录控制发放;—文件印制或复印应确保清晰、易于辨别,并注明其版本或修订状态;—手册管理执行质量手册管理规定;§4质量管理体系（文件要求）COP4.2-3质量体系文件管理程序A/03/4—主管部门拟列文件总清单,便于检索和控制文件有效性;—文件发放时在可能情况下及时收回作废/失效文件,包括图纸,确保使用场所持有文件的唯一性和有效性;—用于参改的作废文件或备用文件做出标识或单独存放.6.4文件更改6.4.1质量手册程序修改,由主管部门填写《文件更改申请单》任管理者代表审核后报总经理批准,手册修改量大可采取换页、修改页数超过三分之一应重新换版印发.换版应评审后由总经理批准.6.4.2技术文件、管理文件更改和换文由管理者代表或主管副总经理批准,如需改换文件修改部门,该部门应获得文件编制的原背景资料.6.5文件使用与保管1)文件领用时,领用人应在分发记录上签字;2)文件分发范围由主管领导审批;3)文件使用中不得损坏、乱涂或私自修改,保证文件清晰易于识别;4)妥善保管文件,放在通风、干燥、安全的地方;5)文件可以是书面,如有条件也可使用电子媒体,但注意留有备份;6)文件作废销毁应有管理者代表批准.7.0相关文件7.1记录控制程序7.2管理策划控制程序7.3产品实现策划(施工组织设计)管理程序8.0记录8.1文件发放回收记录8.2部门要控文件清单§4质量管理体系（文件要求）COP4.2-3质量体系文件管理程序A/04/48.3文件更修改申请单质量管理体系（文件要求）COP4.2-4质量记录控制管理程序A/01/31.0目的为证明项目质量符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据.2.0适用范围适用于质量管理体系及产品、项目所要求记录的控制。3.0职责办公室负责对公司各部门产生的质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置予以控制。1.0过程识别选择分类拟定整理收集运作分发标识表式目录设计移交保管处理归档5.0行为准则:a)运作过程中记录应:及时准确、内容齐全、手续完备;b)各种记录标识应具有唯一性;c)按规定及时收集,保证其连续性、完整性;d)保管应分类、编号并拟列目录/清单,便于检索;e)保管和储存条件要适宜,保证干燥通风,有防护措施;f)体系记录保存日期为三年,工程质量记录竣工移交长期保存.6.0程序要求:6.1记录的分类管理6.1.1体系运行记录包括:管理评审记录、内容审核记录、工程要求评审记录、供质量管理体系（文件要求）COP4.2-4质量记录控制管理程序A/02/3方评审记录、培训记录、工程施工及交付记录等,由工程科归口管理,有关责任部门分别管理.6.1.2各种检验和验证记录、不合格项及纠正记录、管理部作业记录等,由各管理处分别收集、汇总、保管。6.2记录编目、编号记录表式作为一种特殊文件,执行《文件控制程序》中编目标识规定;收集后由责任部门依次编号,确保唯一性.6.3记录填写记录应在过程活动中及时、真实的形成,字迹清晰,不准涂改,保证易于识别,且内容齐全,各种审核手续齐备.如因笔误需修改,应采用单杠划去,在其上/下方写出更改内容,由更改责任人签字或盖章.6.4记录的保管、储存和检索各部门形成的记录,由本单位专人负责保管,分类存放.保存环境条件应干燥通风,装袋/装盒.列出记录清单以利于检索,有必要时可设卷内目录.各种记录需移交或归档保存的,应按公司要求定期移交主管部门或归档保存.存储时间较长(一年以上)的,存放记录处所必须干燥通风,有防潮、防霉、防鼠、防破损措施.接着外来传真件,应先复印,复印件连同传真件一并存放.6.5记录保存期及处置体系记录保存期为三年,需移交或存查的记录长期保存.不需保存或到保存期的记录,应填写记录处理申请单,保管理者代表批准,质量管理体系（文件要求）COP4.2-4质量记录控制管理程序A/03/3由专人负责销毁(视不同情况可焚烧,粉碎或作纸厂原料等).6.5记录复印、借阅、修改记录复印、借阅原则上当天送还,如外单位复印、借阅或超过一天难以送还的应进行借阅登记.无论借阅或复印需经管理者代表批准.记录作为一种特殊文件,修改时应执行《文件控制程序》中有关规定.7.0相关文件《文件控制程序》《管理策划控制程序》《改进管理程序》8.0记录质量记录清单文件发放回收记录文件借阅、复印记录文件销毁申请/记录处理申请单§5管理职责（管理评审）COP5.6管理评审控制程序A/01/41.0目的保证质量体系持续适宜性、充分性和有效性，能够满足ISO9001：2000版标准和质量方针、质量目标的要求。2.0适用范围公司最高管理层对公司质量体系的评审工作。3.0职责3.1总经理负责主持管理评审会议；3.2管理者代表负责批准《管理评审计划》和《管理评审报告》；3.3管理部负责编制《管理评审计划》和《管理评审报告》。4.0过程识别管理者代表评审策划各单位准备评审资质量体系评审策划料总经理主持各单位上报运行报告改进实施改进措施评审活动效果验证资源提供改进措施§5管理职责（管理评审）COP5.6管理评审控制程序A/02/45.0程序5.1评审计划的制定：A、管理部于每次管理评审会议前一星期制定该次的管理评审计划，并提前三天发给各部门负责人，各部门负责人应仔细阅读《管理评审计划》并准备好与各自有关的议题；B、管理评审计划应包括：评审的时间、评审的依据、评审的内容、评审的组织等内容。5.2评审输入管理评审的输入应包括与以下方面有关的公司当前的业绩和改进的建议。A、审核结果：包括内部审核和外部审核的结果；B、顾客的反馈：包括顾客满意率的调查结果、与顾客沟通的结果及顾客投诉情况统计分析；C、内部工作和服务质量评价的结果：公司各类检查的结果；D、预防和纠正措施的状况：如对顾客的满意程度有重大影响的纠正和预防措施；E、以往管理评审跟踪措施的实施情况和有效性；F、可能影响质量管理体系的变化，指公司内外部环境的变化，例如，法律、法规的变化等。5.3评审内容依据输入内容，对质量体系的运作是否达到如下要求进行评审：A、质量体系是否持续适宜性、充分性和有效性；公司的质量方针、质量目标规定的要求是否达到；B、公司的组织结构、资源分配是否合理，人员素质是否符合规定的要求；员工的培训效果如何；§5管理职责（管理评审）COP5.6管理评审控制程序A/03/4C、质量体系是否得到持续改进及工作绩效是否持续提高；D、内部质量审核结果是否准确，质量体系运作是否有效；采取的预防措施是否有效；E、工作的服务质量是否符合业主或规定的要求；F、业主的投诉是否迅速有效地得到受理，处理方法是否妥当；5.4评审结果；5.4.1每次管理评审后应形成完整的评审报告，评审报告应详细记录有关评审的结果。5.4.2对于评审中提出的不合格项，由相关部门提出纠正措施，并依照《纠正和预防措施控制程序》执行。5.4.3管理者代表负责验证纠正措施实施效果，向总经理汇报纠正措施执行情况，并保证关闭。5.5评审报告的管理评审报告将视实际需要发出副本，并由管理部登记，正本由管理部存档，报告正本与所有副本各项内容应完全一致，管理者代表对其负责评审报告保存期限为3年。5.6总经理负责每年至少一次的管理评审，以确保质量体系持续有效的适用并满足ISO9001：2000标准和公司质量方针与目标和要求。5.7必要时，公司出现有重大变动如组织机构的重新设置或顾客有重大投诉等情况时总经理有权决定临时进行管理评审。5.8管理评审通常为会议形式，参加人员为各负责人及有关人员。6.0相关文件与记录a)《纠正和预防措施控制程序》§5管理职责（管理评审）COP5.6管理评审控制程序A/04/4b)《管理评审计划》c)《管理评审报告》d)《纠正措施报告》QR—Ce)《预防措施报告》QR—C8测量、分析和改进（内部审核）