时代大厦物业管理有限公司作业指导书时代大厦物业管理有限公司★文件、资料管理制度编号：Q/PH—WD01—02行政管理作业指导书A版0次修改1目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。2适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。3职责3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。4相关文件《文件控制程序》Q/PH—QP—4.2.3《质量记录控制程序》Q/PH—QP—4.2.45工作程序和管理办法5.1文件的产生5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。5.1.2总经理助理对文件进行审核。5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR—WD01—02—01）。5.2文件、资料的类别5.2.1受控文件a)内业资料；b）图纸资料；c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件；d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；e)与服务过程有关的合同协议；f)业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH—QP—7.5.4）。管理与控制具体执行[文件控制程序]（Q/PH—QP—4.2.3）。5.2.2非受控文件与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为：a)内行文、外行文:1时代大厦物业管理有限公司★文件、资料管理制度编号：Q/PH—WD01—02行政管理作业指导书A版0次修改b)未被质量体系引用的外来文件:2c)与服务过程无关的合同协议:3d)未被质量体系引用的法律法规:4e)行业标准性文件:5f)照片、录像带:6g)电脑贮存:75.3文件、资料目录的索引号X—X.X—XX文件盒编号同号柜序列号文件柜编号文件类别编码5.4文件、资料归档与管理5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录]（QR—WD01—02—02），注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。5.5文件、资料的发放5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表]（QR—WD01—02—03），注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。5.6文件资料的调用、借阅与归还5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表]（QR—WD01—02—04）上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。5.6.3借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。4机密性文件的调用与借阅规定时代大厦物业管理有限公司第二章★文件、资料管理制度编号：Q/PH—WD01—02行政管理作业指导书A版0次修改a)A级机密文件资料：公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。b)B级机密文件资料：业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。c)C级机密文件资料：内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。d)行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。e)业主（用户）因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。5.7文件的复制、破损和丢失5.7.1未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在[文件复印登记表]（QR—WD01—02—05）上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。5.7.2文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写[文件补发申请表]（QR—WD01—02—06），由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。5.8文件、资料的更新文件增加条款和更新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。5.9文件的作废与销毁5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报，经总经理审批后，给予作废处理。5.9.3作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人实施，一人监督。5.9.4办公室对于作废和销毁的文件，应在[作废、销毁文件登记表]（QR—WD01—02—07）上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，防止误用。6使用的记录表格序号名称编号存放地点存放时间1[印制文件登记表]QR—WD01—02—01办公室一年2[存档备案资料目录]QR—WD01—02—02办公室长期3[文件分发登记表]QR—WD01—02—03办公室一年4[文件、资料借阅登记表]QR—WD01—02—04办公室一年5[文件复印登记表]QR—WD01—02—05办公室一年6[文件补发申请表]QR—WD01—02—06办公室一年7[作废、销毁文件登记表]QR—WD01—02—07办公室一年★文件、资料借阅（调用）登记表QR—WD01—02—04NO序编号保密被借阅（调用）的文件、资料名称借阅人借阅时间归还时间审核人号（图号）级别★文件补发申请表QR—WD01—02—06NO.申请日期申请部门申请人补发原因文件资料名称编号页数原文分发号分发人审核人审批人★文件补发申请表QR—WD01—02—06NO.申请日期申请部门申请人补发原因文件资料名称原文件编号页数分发号分发人审核人审批人时代大厦物业管理有限公司★第三章内部车辆管理规程编号：Q/PH—WD01—03行政管理作业指导书A版0次修改1目的本规程规定了公司内部车辆的使用、维修管理办法，提高车辆工作效率，保证驾驶安全和车辆完好率。2适用范围适用于对本公司内部车辆调度、行驶、维保、使用的管理。3职责3.1驾驶员负责车辆安全驾驶、维修、保养及年检。3.2办公室主管负责对车辆车况、驾驶员身体状况、情绪、行为的检查、监督。3.3办公室主任负责统一调度公司用车，轻微交通事故处理及车辆维修、保养、年检的管理。3.5总经理主管公司车辆管理的控制。4相关文件《交通守则》《交通道路法规》5工作程序和管理办法5.1车辆的调度管理5.1.1车辆统一由办公室主任调度，各部门因公用车须提前一天提出申请，按实填写[派车单]（QR—WD01—03—01），否则办公室有权拒绝派车要求。5.1.2各部门公务用车原则上满足：紧急公务、载物、取款、雨天远途接送客人等工作需求。5.1.3驾驶员根据派车单指定地点路线出车，无特殊情况不得随意改变行车路线。5.2车辆维修保养管理5.2.1驾驶员每日出车前，应用湿布对车辆外部及内座擦拭一遍，并对车况进行详细检查后，试发动五分钟。5.2.2驾驶员要爱惜车辆，加强车辆的维护保养，按车辆维保规定，定期更换润滑油和易损件，保证车辆的完好率。5.2.3保持车辆内外的干净、整洁，雨天泥泞地段用车后应及时清洗保养，正常情况下应在本单位车库清洗。5.2.4出车途中遇到意外刮碰，或交通事故应及时报告和向交通事故处理部门报警，不得私下协商或擅离事故地点。5.2.5车辆需要保养、大修、更换配件及年检时，必须事先报告办公室主任，填写[车辆维保、年检申请单]（QR—WD01—03—02），经办公室主任审核，总经理批准后方可进行。5.2.6车辆年检、检修，日常维修及更换零配件，结算时必须附上维修厂家更换零配件的明细清单上报财务，否则财务有权不予报销。5.3车辆使用管理5.3.1严格遵守交通法规和公司车辆管理规定，文明行车。5.3.2树立安全第一、服务第一的思想，保证乘员的安全、舒适、准时。时代大厦物业管理有限公司★第三章内部车辆管理规程编号：Q/PH—WD01—03行政管理作业指导书A版0次修改5.3.3办公室主管负责检查并监督驾驶员不得在酒后、疾病、情绪反常等不适宜驾驶的情况下出车。5.3.4严禁利用职权私自用车或将车交给非驾驶员和外单位驾驶员驾驶。5.3.5按照公司